Как рекрутеру организовать международную стажировку за 3 месяца

Я работаю в JTI уже 2 года. После прохождения стажировки я попала в employer branding. Программы стажировок — один из самых важных инструментов для привлечения новых сотрудников. JTI — третий по величине производитель табачных изделий в мире, и уже давно подбирает таланты в компанию таким образом. Для начинающих профессионалов — это прекрасная возможность получить практические знания и начать свою карьеру.

Желающих много, поэтому отобрать среди них лучших – настоящий челлендж. В этом году у нас появилась новая программа — Make it Bright.

Make it Bright — важная для нас стажировка. Программа ориентирована на поколение Z. Для компании это генераторы новых идей и в перспективе реализаторы концепций, которые улучшат сервис JTI. Make It Bright – международная стажировка, финалисты из России после регионального отбора поедут на финал в Женеву, для соревнования с участниками из других стран. В Швейцарии выиграет одна команда — она поедет стажироваться за рубежом и отправится в Замбию на два месяца для участия в социальном проекте по предотвращению эксплуатации детской рабочей силы. Программа уже успешно запустилась также в 17 странах, и важно было не только не ронять планку, но и отобрать действительно лучших кандидатов.

При запуске мы столкнулись с рядом вызовов в совершенно разных областях.

Сжатые сроки
В конце ноября головной офис поставил нам задачу и показал концепцию, реализовать которую необходимо было уже в марте. 3 месяца — довольно короткий срок для организации стажировки по международным стандартам.

Хранение личной информации кандидатов исключительно на российских серверах
С июля 2017 года личные данные граждан РФ должны храниться и обрабатываться на российских серверах. Следовательно, в отличии от других стран-участников, мы не могли просто скопировать концепцию и сделать стажировку на глобальной платформе makeitbright.com, нужно было искать выход.

Командная регистрация
Соревнование проходило между командами, каждая состояла из 2-х человек. Нам важно было связать участников на всех этапах отбора, т. к. результаты каждого отражались на командном зачете. Если один из напарников выпадал из конкурса, команду автоматически убирали из соревнования.

Одновременная оценка кандидатов 5 сотрудниками по нескольким критериям
Стажеров мы ищем по всем направлениям: от HR до маркетинга. Мы хотели ,чтобы оценить кандидатов по критериям могли сразу несколько людей: и нанимающие менеджеры, и члены команд подразделений. Интерфейс должен был быть максимально понятным для каждого, а выставленные оценки сразу демонстрироваться в кабинете.

Первой задачей для нас было решение технического вопроса с российскими серверами. Нужно было выбрать платформу, на которой будет проходить отбор кандидатов. С VCV мы уже работали в рамках стажировки JUMP. Тогда мы получили хороший результат, т. к. весь процесс стал полностью автоматизированным и ускорился в 3 раза, а набором полноценно заниматься стал только один человек. Поэтому в первую очередь мы обратились к ним, чтобы узнать, смогут ли они реализовать Make It Bright.

• В первую очередь мы оперативно перенесли латформу makeitbright.com со всем функционалом на российские сервера.

• Далее настроили командную интеграцию. С этапа регистрации и до конца отбора в личном кабинете рекрутера можно параллельно отсматривать обоих членов команды, т.к. их профили связаны между собой на платформе. Если один член команды получил отказ, то рекрутеру не нужно тратить время на просмотр второго, профиль напарника сразу отмечался "отказом".

• В личном кабинете мы сделали все, чтобы оценка кандидатов была максимально объективной. Оставлять комментарии и выставлять баллы кандидатам могут сразу несколько сотрудников. Вся информация отображается в личной карточке и доступна коллегам. Удобно, что отбор ведут несколько людей из разных отделов: от ведущего HR до менеджера конкретного отдела. Сотрудники ставят оценки, а система автоматически подсчитывает среднее значение и высвечивает их в формате рейтинга. Никакой дополнительной аналитики не требуется.

После того, как мы выстроили механику отбора, путь кандидата строился таким образом:

• Один из двух представителей команды заполняет анкету за себя и напарника.

• После этого каждому приходит персональная ссылка на видеоинтервью. Если хотя бы один из напарников получает отказ, он автоматически приходил и второму, т.к. соревнование командное.

• Если оба представителя успешно проходят видеоинтервью — получают ссылку, по которой уже вместе записывают ролик-презентацию своей идеи.

Реализация проекта в сжатые сроки. Всего за 3 месяца мы успешно создали полноценный проект из концепта.

Новая платформа с функционалом. Вместе с VCV мы перенесли важный функционал на российские сервера, не нарушая законодательства и не теряя информацию. На данный момент только 8 команд из разных городов России уже прошли на очный этап в офисе.

Комфортный процесс отбора. Во время отбора нанимающие менеджеры и рекрутеры могли свободно просматривать нужных кандидатов и оставлять комментарии. При этом отзывы коллег наглядно отражались в личном кабинете каждого кандидата.

Повышение лояльности аудитории. Для Make it bright, использование технологий стало триггером, позволившим привлечь представителей поколения Z. Мы получаем большое количество положительных отзывов о программе и ее реализации. Участники продолжают посещать внутренние мероприятия JTI и проявляют еще больший интерес к будущим стажировкам.

Результаты стажировки. Сейчас программа на этапе проработки идей. Мы отобрали восемь предложений в Москве, четыре в Санкт-Петербурге. Дальше участники будут работать с бизнес-кейсами, после чего мы выберем победителя.