Автоматизация HR-процессов

Автоматизация HR процессов (внедрение современных технологий в управление персоналом) — один из главных трендов в сфере кадровых решений. Современные компании стремятся избавить HR-отделы от рутинных операций, чтобы те могли сосредоточиться на стратегических направлениях: привлечении опытных сотрудников, их удержании, повышении мотивации.
В этой статье мы подробно расскажем, зачем компаниям нужна автоматизация HR-процессов, какие задачи при этом решаются, а также как выбрать оптимальные инструменты.

Внедрение современных технологий — это использование ПО и систем, которые оптимизируют функции управления персоналом, такие как набор сотрудников, его адаптация, обучение, оценка, учет кадров. Это направление решает множество проблем и направлено на то, чтобы кадровый отдел мог выполнять свои обязанности оперативнее, продуктивнее.

Кадровый менеджмент состоит из нескольких элементов, которые возможно автоматизировать. Рассмотрим основные составляющие.

• Подбор персонала

Наиболее популярное направление. Современные платформы автоматизации, такие как CRM и ATS, помогают ускорить поиск и отбор кандидатов. Они предлагают рабочие шаблоны вакансий, автоматизированный скрининг резюме, планирование собеседований, сбор аналитики по эффективности найма. Примеры автоматизации в рекрутинге включают нейросети, которые формируют тексты вакансий на основе анализа портрета кандидата, голосовые роботы, чат-боты для первичного отбора кандидатов, фильтрации резюме.

• Обучение, развитие

LMS (Learning Management System) упрощают обучение, развитие сотрудников. Они помогают создавать курсы, назначать тренинги, проводить тестирование, а также отслеживать прогресс обучения. Автоматизация этих процессов позволяет HR-специалистам уделять больше времени созданию эффективных программ развития персонала.

• HR-аналитика

Автоматизация аналитики позволяет кадровым менеджерам получать, анализировать данные по эффективности сотрудников, уровню их вовлеченности, текучести кадров, затратам на найм и обучение. Эти данные дают компании возможность лучше понимать своих работников и вовремя корректировать стратегии управления.

• Кадровый документооборот и учет

Системы кадрового электронного документооборота помогают оптимизировать работу с документами. Это исключает потерю бумаг, ускоряет подписание документов, делает кадровый учет менее трудозатратным. Например, сервисы позволяют сотрудникам подписывать документы в электронном виде, в том числе при трудоустройстве, что экономит время рекрутеров и кандидатов.

• Адаптация, онбординг сотрудников

Программы адаптации, которые помогают новичкам быстрее влиться в рабочий процесс. Адаптация автоматизируется с помощью специальных онлайн-платформ, которые предоставляют работникам обучающие материалы, ответы на популярные вопросы и данные о фирме, при этом рабочее время HR специалиста удается сэкономить как раз благодаря автоматизации.

На рынке есть множество решений. Рассмотрим самые популярные из них, которые охватывают ключевые функции.

Talantix, FriendWork, VCV — эти решения позволяют автоматизировать процесс найма, помогают организовать массовый отбор, анализировать отклики, собирать аналитику по каждому этапу.

iSpring Learn, Teachbasе — LMS-платформы дают возможность разрабатывать обучающие программы, оценивать результаты и проводить аттестацию.

Контур.КЭДО, СБИС — эти решения ускоряют документооборот, упрощают процесс трудоустройства и позволяют отказаться от бумажных документов.

Выбор подходящей программы зависит от потребностей фирмы, ее возможностей, деятельности.

На что стоит обратить внимание:

• Функционал. Система должна охватывать все кадровые процессы.
• Гибкость интеграции. Современные программы легко интегрируются с другими приложениями.
• Удобство использования. Интуитивно понятный интерфейс, который позволит сотрудникам быстро освоить программу.
• Стоимость. Соотношение цена/качество также играет существенную роль. Стоит учитывать, что качественные решения могут снизить затраты на HR.

Несмотря на значительные плюсы использования технологий для автоматизации HR-функций могут возникнуть некоторые трудности:

• Сложности с выбором. Выбранная платформа может не соответствовать тому, что требуется бизнесу. Нужно заранее тестировать систему, ее совместимость.
• Внедрение требует адаптации сотрудников, может вызвать негатив, если технологию вводят без объяснений или подготовки.
• Недостаток технической поддержки. Отсутствие оперативной помощи может замедлить внедрение, снизить эффективность технологии.

VCV — цифровая платформа для рекрутинга. Она автоматически приглашает кандидатов с сайтов поиска работы, сопровождает их по всем этапам отбора, используя анкеты, тесты, мессенджеры, видеоинтервью.

Возможности VCV:

• Автопоиск, сбор заявок. Платформа собирает отклики с различных источников и позволяет быстрее искать кандидатов за счет массового подбора линейных специалистов.
• Анкетирование, тестирование. Гибкие анкеты, тесты, которые защищены от списывания, помогают качественно оценить навыки кандидатов.
• Видеоинтервью. Это позволяет проводить больше интервью за меньшее время, а ссылками на видео можно делиться с коллегами.
• Единый интерфейс. VCV легко интегрируется с другими инструментами, позволяет HR-специалистам работать в одном окне, что повышает продуктивность.

VCV помогает сократить рутинные задачи, оптимизировать рекрутмент и предоставить больше данных для принятия взвешенных решений.

Когда стоит приступить к автоматизации HR-процессов?
Автоматизация HR-процессов — это шаг, который должен быть обоснован реальными потребностями компании. Решение о внедрении таких систем зависит от ряда факторов, которые помогут определить готовность компании к этому этапу.
Основные критерии для оценки готовности компании:

1. Численность сотрудников. Автоматизация имеет смысл для компаний с численностью от 100 человек. В меньших организациях задачи проще решаются без технических решений.
2. Уровень текучести кадров. Рост текучести может свидетельствовать о необходимости новых инструментов для анализа и работы с персоналом.
3. Доля рутинных задач. Если HR-специалисты тратят более 50% времени на однотипную работу, автоматизация поможет высвободить ресурсы для стратегических задач.
4. Налаженные бизнес-процессы. Автоматизация эффективна только в условиях четко организованных процессов управления персоналом.
5. Масштабирование бизнеса. Планируемое расширение компании или увеличение объемов найма требуют автоматизации для упрощения работы.
6. Потребность в аналитике. Когда ручные расчеты не справляются с оценкой эффективности, автоматизация помогает обеспечить точные метрики.
7. Ориентация на инновации. Если компания стремится использовать передовые технологии, это дополнительный повод внедрить HR-автоматизацию.

Результат оценки:

• 5 и более пунктов «да»: пора начинать автоматизацию.
• 3–4 пункта «да»: можно автоматизировать наиболее трудозатратные процессы.
• 2 и менее «да»: автоматизация пока неактуальна.

Такой подход помогает избежать лишних затрат и точно определить, когда компания готова к внедрению HR-технологий.

Автоматизация HR процессов повышает эффективность кадровых специалистов, позволяет организации достичь лучших показателей в работе с персоналом, что улучшает корпоративные показатели.

В статье рассмотрены ключевые аспекты автоматизации кадровых процессов, ее этапы внедрения, плюсы. Приведены примеры систем для автоматизации рекрутинга, обучения, оценки, документооборота. Особое внимание уделено продуктам VCV, которые позволяют улучшить процесс подбора с использованием современных технологий.

Ключевые термины

• Автоматизация HR процессов — это внедрение программных решений и технологий для оптимизации, упрощения и ускорения задач, связанных с управлением персоналом. Она включает использование специализированных систем для обработки кадровых данных, рекрутинга, обучения, управления производительностью, кадрового документооборота и аналитики. Автоматизация позволяет снизить рутинную нагрузку на HR-отдел, повысить точность данных и улучшить вовлеченность сотрудников.
• Оптимизация работы с персоналом — внедрение специальных программ для оптимизации работы с сотрудниками.
• LMS (Learning Management System) — системы, которые помогают организовать обучение сотрудников.
• ATS (Applicant Tracking System) — приложения для поиска, отбора персонала.
• СЭД (система электронного документооборота) — программы для хранения, администрирования документов в электронном виде.
• HR-аналитика — процессы сбора, анализа данных по персоналу для повышения эффективности работы HR-отдела.

Платформа vcv.ru позволяет автоматизировать процесс: добавить вакансию и вопросы, пригласить кандидатов и оценить их навыки с помощью тестирования с защитой от списывания.

Автоматизация найма — это удобно! Убедитесь сами, попробуйте создать 1 вакансию бесплатно: https://vcvpages.ru/